2020年6月4日にAWSとSlackの戦略的提携が発表されました。Slackの有料ユーザー数は新型コロナウイルスの影響で急増し、現在は11万社とのことです。
プリンシプル では、2014年に導入し、現在は1日の投稿数が約500件です。１００人規模の組織である当社でどのようにSlackを運用しているか一部をご紹介します。
チャンネル命名ルール
数字とアルファベット順に表示されるため、次のようにチャンネルの頭を決めました。
- 01：全社員を登録する、全社にかかわるチャンネル
- 02：部署ごとのチャンネル
- 03：お客様案件ごとのチャンネル
- 04：プロジェクトごとのチャンネル
- q2：第二領域にかかわるチャンネル （緊急ではないが重要なこと）
チャンネル名の例はこのようになります。
- #01_all_on 業務に関すること
- #01_all_off 業務に関係しないが仕事につながること
- #02_seo SEOチームチャンネル
- #02_ads 広告チームチャンネル
- #03お客様名
- #03お客様名_プロジェクト名
- #04_academy 社内勉強会
- #04_security_committee 委員会
- #q2_offsite オフサイト、社内研修旅行
- #q2_english_class 社内英語クラス
そして、目的別に細かく枝チャンネルをつくっています。
例えば外部のニュース共有チャンネルでは、newsを以下の通りに3種類に分けどんな種類のニュースかわかりやすくしています。これにより、投稿する人もチャンネルを選びやすく、また、読む人も興味あるチャンネルを選択的に閲覧することができるようになりました。
- #01_news_biz ビジネス関連ニュース
- #01_news_tech テック関連ニュース
- #01_news_hr 人事関連ニュース
チャンネルは、使われなくなったらアーカイブを早めにします。
休眠しているチャンネルがないか、毎月末にスクリーニングし、必要なチャンネルだけがアクティブでいるようメインテナンスを心がけています。検索機能も優秀ですが、探すことに時間をかけるほど無駄で非効率なことはありません。
自動投稿 / Bot通知
Slackは様々なアプリに連携できるところが魅力です。
当社でもアプリやBotで自動通知させることで、業務効率化に役立てているものを一部ご紹介します。
1. 電話応答通知
代表電話の応対は、すべて秘書代行サービス会社に委託しています。受電があるごとに、受電内容をメールで送信してもらい、Zapierを介しSlackの「 #01_call 」チャンネルに自動投稿されるので、全社員が確認できています。
2. 来社通知
オフィス受付に設定してあるクラウド受付システム「Receptionist」で訪問者が呼び出しボタンを押すと「01_visitor」チャンネルに自動通知が飛ぶようにしています。これはReceptionistのオプション機能です。
3. マーケティング関連通知
- info＠principle-c.com へのお問い合わせ
- ホワイトペーパーダウンロード
- セミナー申し込み
その他、何かしらのアクションが起こるごとに関係メンバーが属するチャンネルへ自動通知が飛ぶため、情報共有とアクションへの時間が短縮され、効率化されています。
4. Unipos
感謝の気持ちをメッセージとポイントで贈り合う「Unipos」アプリもSlackに連携させています。Slack #01_thanku_goodjob チャンネルに自動投稿され、まとまった拍手回数ごとにタップするだけで、誰が反応したかも顔アイコンで表示され、わかりやすいUIです。
ここまでは、外部ツールを用いて連携している例になります。
しかし、弊社では外部ツールを用いるだけでは実現できない歯痒いことに対しても、エンジニアメンバーがSlack APIやその他のAPIを駆使することで連携しているものもあります。以下は、Slack APIなどを利用し、実装した独自の自動連携の例になります。
5. 勤怠通知
自分のGoogleカレンダーに勤怠についての登録をすると、前日 18:00に、Slackの「#01_work_attendance」チャンネルに翌日の勤怠「社員名＆勤務時間」が自動投稿されます。
チーム内外メンバーとのコミュニケーションをとるタイミングが確認できますし、上司もメンバーの当日の稼働を把握できます。労務に関する勤怠は別途登録しています。
- 午前 / 午後 / 全日有給
- リモートワーク
- 出社（コロナ禍は出社状況を把握するため）
- アーリーバード*（シフト勤務） *早く始業しその分早く終業することができる制度
6. Tableauダッシュボードのキャプチャ表示
弊社では、自社内の活動についてもTableauを使ったダッシュボードを活用しています。つくられたダッシュボードのうち、社内で共有するダッシュボードは全て弊社のTableauサーバー上に保存されています。
ダッシュボードを見る習慣をつけるために、SlackにTableauサーバーのURLが投稿されたら、そのダッシュボードのキャプチャをSlackコメント内に展開する仕組みをつくりました。
Slackのリマインダー機能と合わせることで、全員が日々同じ数字を追うことができるようになっています。
7. プリンシプル用語・マーケティング知識クイズ
朝定時に、プリンシプルで使われている用語や制度、そしてWebマーケティングの一般知識に関するクイズを各メンバーのSlackに送信しています。
毎朝1問を選択式回答で手軽に回答することができるため９割の社員が回答しています。また日々変化する社内ルールなどを社内に浸透させることにも役立っており、管理部への問い合わせも減少してきました。
例えば、部活動費についてのクイズはこのような感じです。
そして、選択肢の補助額をクリックすると、正解とともに、解説が表示されます。
最後に、Slack運用についてのルールは、各社さまざま設けられていると思いますが、プリンシプルでは、まず原則として次のことを大切にしています。
1. 土日祝日はSlack禁止 ただし、第二領域トピックはOK
便利なチャットツールですが、プライベートの時間まで縛られることなく、社員が休息をとれるように配慮しています。
2. アイコンで多めにリアクションする
対面と同じように、発信したことへ応答することは、マナーであり、テキストだけで伝わらない感情的な部分も積極的に伝え合うようにしています。
3. ネガティブなことはSlackに書き込まず直接口頭で伝える
指摘や批判、注意をチャンネルに書き込むと、登録メンバー全員に認識され、その投稿は残り続けてしまいます。お互いが気持ち良く働ける心理的安全な環境づくりは、Slackでも意識して行っています。
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